La base patrimoniale est un outil indispensable de tout gestionnaire. Elle doit être suffisamment exhaustive pour faciliter le suivi régulier des équipements et la prise de décisions opérationnelles (ex : réalisation d’interventions techniques) et stratégiques (ex : préconisation d’opération immobilière), mais aussi facile d’accès pour toutes les équipes concernées. Cependant, si la pertinence et la précision des données sont essentielles à la bonne gestion d’un parc immobilier, leur mise à jour peut s’avérer très chronophage, de l’aveu des gestionnaires avec lesquels nous travaillons au quotidien. L’un des leviers pour limiter cet inconvénient réside dans la sélection des informations de base et le choix du support pour les centraliser et les organiser. Voici les 4 types de données essentielles à partir desquelles structurer votre base efficacement, et nos conseils pour choisir l’outil numérique adéquat pour une utilisation facilitée au quotidien.
Tenir à jour l’inventaire complet de vos actifs immobiliers (bâtiments, infrastructures) constitue l’étape prioritaire. Au-delà du simple recensement des équipements, il est primordial de mettre en évidence plusieurs caractéristiques, principalement :
Ce premier type de données constitue le maillage sur lequel viendront s’articuler les autres informations.
Comment l’organiser ? Pour structurer votre inventaire, optez pour un support numérique intuitif suffisamment souple pour vous permettre d’organiser vos bâtiments et infrastructures en fonction de vos besoins, voire de les décomposer en espaces, et qui offre à la fois la possibilité de les géolocaliser et de leur associer tous les documents les concernant (photos, baux, devis…).
Autre type de données à consigner pour chacun des actifs immobiliers de votre liste patrimoniale : celles relatives au suivi réglementaire, celui-ci étant souvent la préoccupation principale des gestionnaires ; d’autant que la liste des contrôles obligatoires et leur suivi peuvent manquer de clarté et être source d’inquiétude pour les collaborateurs. Avis émis lors du dernier passage, liste des éventuelles non-conformités, date du prochain contrôle, tout doit être intégré à votre base pour un suivi sans faille, quel que soit le type de contrôle (commissions de sécurité, rapports de vérification des installations électriques, etc.).
Comment l’organiser ? Utiliser un logiciel qui vous permet d’associer ces informations réglementaires à chacun de vos actifs, mais aussi de paramétrer les dates de contrôle et d’envoyer des notifications lorsque l’échéance de réalisation approche, fiabilise la gestion patrimoniale, réduit les risques d’oublis et rassure vos collaborateurs.
La formalisation des échanges avec les entreprises chargées de la maintenance des bâtiments est une tâche préventive nécessaire. Elle permet notamment de s’assurer que chaque équipement technique complexe d’un actif fait l’objet d’un suivi régulier (interne ou externe) et d’encadrer les limites de prestation entre le gestionnaire et les entreprises de maintenance. Inventorier ces informations permet d’assurer une traçabilité et un suivi efficace, et peut par ailleurs constituer un préalable à la mise en place d’un plan de maintenance sur votre patrimoine.
Comment l’organiser ? Donner un accès limité aux prestataires pour assurer la mise à jour en temps réel du suivi de la maintenance, facilite l’échange avec vos équipes techniques et vous assure de la sécurisation de vos données. Préférez donc un logiciel full web, accessible de n’importe quel terminal, et dont vous pouvez paramétrer et contrôler les accès.
Le suivi régulier de l’occupation des locaux est le dernier aspect à prendre en compte dans la structuration fondamentale de votre base patrimoniale, car l’optimisation des locaux inoccupés représente une importante marge de manœuvre pour réaliser des économies, notamment en dépenses liées aux consommations de fluides ou en travaux d’entretien. De plus, l’inventaire des besoins des occupants permet d’initier des réflexions sur d’éventuels travaux de réaménagement des locaux ou la réorganisation de certaines activités afin d’adapter au mieux les usages avec les fonctionnalités des équipements.
Comment l’organiser ? Interopérabilité, voilà la fonctionnalité incontournable dont votre outil numérique doit être doté pour importer facilement aussi bien un fichier Excel relatif à l’occupation des lieux, que les consommations d’énergie, les données comptables…, et vous permettre de piloter finement votre patrimoine.
Ce premier recensement des types de données n’est qu’un point de départ dans la mise en place d’une base patrimoniale complète. D’autres champs d’informations pourront rapidement l’alimenter : inventaire de vos investissements et des dépenses liées à l’exploitation et la maintenance, des besoins en travaux, etc., grossissant d’autant le nombre de données à rassembler et organiser. Dès lors, le recours à un outil numérique, s’il inscrit dans la transition numérique, s’avère surtout un atout non négligeable pour favoriser la centralisation des informations souvent éparpillées entre plusieurs services et apporter fiabilité et souplesse dans la gestion au quotidien pour vos équipes. C’est dans cet esprit que nous avons développé le logiciel myA, module de la suite 3t*. Votre base ainsi constituée, couplée à la mise en place d’indicateurs permettant d’interpréter vos données, vous offrira la certitude de prendre les meilleures décisions pour vos actifs immobiliers.
*3t est la suite logicielle tbmaestro qui regroupe 2 applications web : evA et myA.
Mots clefs : Base patrimoniale, Gestionnaire, Inventaire, Patrimoine, Maintenance, Contrôle, Occupants, Logiciel.
Date de l’article : 10/02/2021
Rédacteur : Jean-Baptiste Fournier
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