Les actifs physiques sont les biens détenus par une organisation publique ou privée (bâtiments, infrastructures, équipements, stocks de pièces…). Avec les actifs immatériels, ils constituent le capital de l’établissement, et génèrent de la valeur, à condition toutefois de bien les définir en amont pour opérer ensuite une gestion efficace, synonyme de performance.
Le terme actif physique provient de la définition comptable, selon laquelle une immobilisation corporelle est un bien tangible utilisé durant le cycle d’exploitation d’une organisation afin de réaliser sa mission. On associe d’abord et avant tout un usage général, une utilité, à un bâtiment ou une infrastructure, comme pour une école, un lieu sportif ou culturel, un hôpital, un aéroport, une route, une usine. Le but premier d’un actif physique est donc de générer de la valeur. Mais, un actif physique est aussi et par essence un système complexe, dont les usages spécifiques sont divers (une école comporte des salles de classe, des bureaux, un gymnase, etc.). Sa durée de vie utile est influencée par sa conception et construction d’origine ainsi que par les efforts consentis pour le maintenir en bon état corrélés aux réglementations, aux usages à durées et fréquences de sollicitation variées, aux changements climatiques, aux effets de la pollution, à la maîtrise de l’énergie…
C’est dans ce contexte qu’est apparu le besoin d’optimiser la valeur des actifs physiques par une meilleure coordination des actions à mener, en arbitrant entre les paramètres conflictuels que sont le coût, la performance et le risque. Cette nouvelle discipline est née vers 2004 avec la mise en place de la norme britannique PAS55 portant sur la gestion d’actifs ou asset management. Depuis 2014, la norme internationale ISO 55000 remplace la PAS55 et encadre dorénavant les activités du domaine de la gestion d’actifs.
La norme ISO 55000 définit ainsi le terme : « un actif représente un item, une chose ou une entité qui a une valeur potentielle ou réelle pour un organisme. La valeur variera selon les différents organismes et leurs parties prenantes et peut être matérielle ou immatérielle, financière ou non financière ». Sa valeur et ses déclinaisons sont donc celles que vous prenez en considération. Il est par conséquent fondamental de définir précisément vos actifs pour ensuite optimiser ces ressources.
On distingue deux types d’actifs :
Dans un bon système de gestion d’actifs, la difficulté est principalement de déterminer les informations associées aux actifs et le niveau de détail adéquat pour chacune de ces informations. C’est cet ensemble qui conditionne aussi bien les besoins en ressources humaines que la bonne réalisation des missions de l’organisme. Pour mieux comprendre dans quel contexte vivent ses actifs, une organisation doit donc nécessairement avoir une vision microscopique, mais également du recul, une vision à grande échelle et panoramique. Ce niveau plus macroscopique est défini dans la norme ISO 55000 par le terme portefeuille d’actifs.
Chaque organisation, en fonction de ses missions et domaines d’activité, détermine ses propres variantes de la définition d’actif et de portefeuille d’actifs ; il est néanmoins possible d’illustrer plusieurs types de portefeuilles :
Déterminer avec soin le ou les portefeuilles à inclure dans le périmètre du système de gestion d’actifs, et donc maîtriser la définition de ses actifs, est un préalable obligatoire à toute optimisation de parc. Par exemple, une collectivité, dans le cadre d’une politique de gestion des bâtiments au travers d’un schéma directeur immobilier (SDI), pourra définir un portefeuille d’actifs par typologie d’actif (sport, culture, culte, social, etc.) et un bâtiment par actif.
De manière générale, les systèmes de gestions d’actifs s’appliquent tant aux actifs physiques qu’immatériels. De plus, la norme ISO 55000 et ses déclinaisons peuvent être utilisées conjointement à d’autres normes et spécifications techniques pertinentes en fonction du type d’actif et du secteur d’activité.
La gestion d’actifs s’adapte à tous types d’organisations, qu’elles soient grandes, petites, privées ou publiques. Lorsqu’elle est efficace, elle améliore grandement la capacité de l’organisme à :
En somme, elle permet de trouver un équilibre entre le coût, la performance et le risque dans le but de maximiser la valeur des actifs.
Dans un écosystème de plus en plus digital, des solutions logiciels ou web coexistent et permettent de cadrer l’information, de la rendre disponible et pertinente pour l’ensemble des acteurs d’une organisation. Dans le cas d’actifs physiques, l’aspect connaissance est généralement associé à la gestion, au travers d’outils comme les logiciels de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), les systèmes d’informations géographiques (SIG), les Enterprise Resource Planning (ERP), les outils d’aide à la décision (OAD), le Building Information Modeling (BIM), etc. La solution unique n’existe pas. D’ailleurs, elle n’est pas souhaitable car seul l’agencement de plusieurs outils et leur interopérabilité confèrent une robustesse, une « antifragilité » aux systèmes d’information et, par voie de conséquence, aux actifs physiques.
La gestion des actifs ne fait pas exception à cet adage. Sans prise en compte de l’ensemble des caractéristiques de son patrimoine, une organisation s’expose à rendre ses actifs non fiables, en perte de sécurité et à terme inutilisables. Ainsi, le maintien de la valeur d’usage, de l’utilité ou la revalorisation de vos actifs physiques vous garantira l’accomplissement de votre mission dans les meilleures conditions possible.
Identifier précisément vos actifs physiques et leur associer les informations pertinentes sont gages d’une gestion optimale et donc rentable de votre parc immobilier. Négliger cette étape reviendrait tout simplement à mettre en péril votre patrimoine !
Mots clefs : Actif physique, Asset management, Valeur, ISO 55000, Bâtiment, Infrastructure, Équipement, Inventaire, Patrimoine, Schéma directeur immobilier, Risques, PACKiT, myA
Date de l’article : 22/04/2020
Rédacteurs: Joël BOCK, Jean-Pascal Foucault
Sources : Afnor, ISO 55000 Gestion d’actifs – Aperçu général, principes et terminologie, Version corrigée 2014-03-15 / The Institute of Asset Management, Asset Management – an anatomy, Version déc. 2015
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